Dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) là khái niệm mô tả việc sử dụng các dịch vụ liên quan của các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự triển khai trong tổ chức (in-house) nhằm giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh,tập trung năng lực phát triển các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Có nhiều cách nói khác nhau về BPO như “Dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp”, “Thuê ngoài qui trình kinh doanh”, “Dịch vụ nghiệp vụ doanh nghiệp” hoặc “Thuê ngoài tác nghiệp”. Hiện nay BPO là một trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng ở nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Ấn Độ, Phillippines....

Tại sao cần  BPO?

Cắt giảm chi phí, tăng năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa nguồn lực là bài toán chung của rất nhiều doanh nghiệp. Trong khi đó, việc duy trì các hoạt động không phải là dịch vụ hay sản phẩm chủ chốt khiến doanh nghiệp phải đầu tư một bộ phận nhân sự cồng kềnh và một khoản chi phí không nhỏ, chưa kể tới những vấn đề về quản trị.

Trong bối cảnh đó, việc thuê ngoài một đối tác cung cấp các dịch vụ quản lý hằng ngày, quy trình thanh toán, chăm sóc khách hàng, nhập dữ liệu…được xem là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tập trung tốt hơn cho các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi.

Lợi ích của phương pháp này có thể nhìn thấy ngay như gia tăng hiệu quả làm việc, chi phí thấp hơn, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, tiếp cận với kỹ năng quan trọng, sự đổi mới về công nghệ và chất lượng dịch vụ cao hơn, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể của công ty.

Thuê ngoài các dịch vụ, đặc biệt là các dịch vụ kế toán, quản trị nhân sự, quản lý lương, quản trị quan hệ khách hàng, xử lý dữ liệu... đang và sẽ trở thành xu thế tất yếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để phát huy các lợi ích của BPO thì cần có giải pháp liên quan đến bảo mật thông tin, khả năng liên kết và phối hợp với các nhà dịch vụ, đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp, tính liên tục không bị gián đoạn bởi các rủi ro liên quan trong kinh doanh. Việc lựa chọn các nhà cung cấp BPO có qui trình bảo mật kinh doanh, có kế hoạch đảm bảo tính liền mạch trong kinh doanh (BCP= Business Contiunity Planning), có qui trình nghiệp vụ được chuẩn hóa và cải tiến liên tục theo hướng phương pháp tinh gọn (LEAN..). là một yếu tố quan trọng trước khi doanh nghiệp quyết định sử dụng phương pháp này.

Những lợi ích của BPO?

• Cung cấp các cách tiếp cận đến con người, các quy trình, công nghệ, và sự thực hành hiệu quả nhất.
• Cắt giảm quỹ thời gian dư thừa trong các quy trình quản lý của doanh nghiệp , giúp doanh nghiệptập trung vào những điểm trọng tâm trong quá trình kinh doanh của mình.
• Cung cấp một biện pháp linh hoạt trong việc quản lý lợi nhuận mới - từng bước cho sự phát triển, thống nhất đồng thời với việc tiết kiệm nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp.
• Cho phép các doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát đối với các dự án của mình sao cho việc quản lý là dễ dàng nhất.
• Thúc đẩy phát triển môi trường mà tại đó các quy trình mới nằm trong sự kiểm soát và giảm thiểu tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

"Scan bị sọc và chấm đen" là 1 trong những sự cố thường gặp trong quá trình sử dụng máy scan trong các văn phòng, công sở và chúng luôn khiến các chị em phụ nữ phải "toát mồ hôi hột" nhất trong các công việc hành chính …

Cẩm nang sử dụng máy Scan – quà tặng từ Plustek

Dù nhiều lần được các anh chàng kĩ thuật hỗ trợ, song mỗi lần chịu “sự tái ngộ” của vị khách không mời này thì các chị em vẫn không khỏi lúng túng, và phần lớn là đều giơ tay đầu hàng nếu như được đặc quyền xử lý.

Thấu hiểu vấn đề đó, 1 tài liệu “Cẩm nang sử dụng máy scan” dạng Infographic (Hướng dẫn bằng hình ảnh) theo tiêu chí thân thiện, dễ sử dụng với chị em phụ nữ văn phòng đã ra đời để mang tới 1 giải pháp hỗ trợ tốt nhất, để từ nay các chị em có thể dễ dàng xử lý sự cố "cỏn con" trên chỉ bằng vài thao tác đơn giản, dễ nhớ.

Bộ tài liệu Infographic “Cẩm nang sử dụng máy scan” được trình bày khá ấn tượng, dễ hiểu cùng những chỉ dẫn chi tiết, tỉ mỉ; là sự tập hợp của những lỗi, những vấn đề mà khi làm việc với máy scan người ta dễ phải đối mặt nhất qua đó giúp việc lưu trữ tài liệu bằng công nghệ số trở nên đơn giản và tối ưu hóa hơn bao giờ hết bởi “Scan nhanh chóng, chỉnh sửa dễ dàng” luôn là tiêu chí mà các dòng máy scan nói chung và máy scan Plustek nói riêng hướng tới để chinh phục người tiêu dùng, đặc biệt là chị em phụ nữ chốn công sở.

Đồng thời đây cũng là 1 yếu tố vô cùng hiệu quả trong việc góp phần tiết kiệm về thời gian, tiền bạc cho người sử dụng. Điển hình như sự cố “Khi scan bị sọc và chấm đen” được đề cập ở trên, thì các chị em chỉ cần mở bộ tài liệu Infographic “Cẩm nang sử dụng máy scan”  và làm theo hướng dẫn 6 bước là đã có thể đảm bảo cho máy hoạt động trở lại bình thường. Và với những chị em phụ nữ vốn đã rất khéo léo, thì nay với cẩm nang vô cùng hữu ích này trong tay, những khó khăn về công nghệ sẽ không còn là một trở ngại không thể chinh phục.

Máy scan Plustek: Thân thiện, dễ sử dụng với chị em phụ nữ văn phòng

FSi là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp tại Việt Nam với những ưu điểm nổi bật sau:

- FSI bán máy scan chuyên dụng tốc độ cao của mọi thương hiệu máy scan hàng đầu tại Việt Nam: Kodak, Fujitsu, Canon, Plustek,…

- Phần mềm số hóa hiện đại: ABBYY, Docuflo, Kodak capture pro,...

- Số hóa chính xác 100% và bảo mật thông tin tuyệt đối

- Số hóa tài liệu: sách, báo, video, card visit, ảnh, film,…

- Số hoá bản đồ, dịch vụ BPO...

- Đối tác vàng duy nhất tại miền Bắc của nhãn hàng máy scan Kodak

- Nhà phân phối độc quyền máy scan Plustek

- Là một trong các đơn vị đi đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu và đã có 7 năm kinh nghiệm nghiên cứu và triển khai dịch vụ.

Phần mềm KODAK Capture Pro là một ứng dụng sao chụp có phạm vi rộng lớn, được thiết kế chỉ để dành riêng cho việc tích hợp một cách chặt chẽ và nhận biết mọi tính năng vượt trội của các sản phẩm quét KODAK. Với KODAK Capture Pro, người sử dụng sẽ hoàn toàn làm chủ thông tin và tiết kiệm tối đa thời gian làm việc. Không những vậy, KODAK Capture Pro còn mang đến quy trình xử lý tự động, thông minh giúp sao chụp tài liệu một cách chính xác, hiệu quả.

 

Nâng cao năng suất và giảm chi phí

Để tối ưu hóa quy trình sao chụp với các sản phẩm quét KODAK, phần mềm KODAK Capture Pro cung cấp việc quét và index tự động. Nó bao gồm những đặc tính và chức năng tiến bộ ở một phạm vi rộng lớn chỉ với việc đơn giản là chuyển văn bản từ dạng giấy sang những dạng lưu trữ khác như JPEG, TIFF, PDF, Searchable PDF.

Thêm nữa, Capture Pro còn được trang bị nhiều công cụ hiệu chỉnh mạnh mẽ (post-scan editing) để tối ưu hóa sự trung thực của tài liệu sau khi quét. Người sử dụng sẽ thấy được hiệu suất công việc được nâng cao nhờ vào việc đánh dấu hàng loạt những hình ảnh cần chỉnh sửa theo phương thức giống nhau để thực hiện sửa cùng một lúc.

Một giao diện dùng chung cho tất cả các sản phẩm quét KODAK làm cho Capture Pro dễ dàng thay đổi từ môi trường làm việc cá nhân sang môi trường sản xuất tập trung trong khi vẫn giữ nguyên các tính năng. Người sử dụng có thể lưu số lượng lớn hình ảnh khi quét mà không có bất kỳ giới hạn nào.

Phần mềm KODAK Capture Pro còn mang lại sự thuận lợi cho công việc khi băng qua ranh giới ngôn ngữ, nó được sử dụng trong một phạm vi ngôn ngữ rộng lớn từ những ngôn ngữ phức tạp cho đến những ngôn ngữ đơn giản như Trung Quốc, Nhật, Hàn, Anh, Pháp, Ý, Đức, Bồ Đào Nha, Hà Lan, Tây Ban Nha, Thụy Điển…

Một tính năng tiện lợi mới và hiệu suất tự động

KODAK Capture Pro mang lại cho người sử dụng sự tự động xử lý tài liệu và phân tách nhóm dựa trên: mã vạch, sự thay đổi trong giá trị mã vạch, mã phân tách, đếm trang, trang trắng và sự chỉ định vùng OCR (bao gồm MICR). Nó còn cung cấp sự hỗ trợ hoàn toàn về việc xử lý liên tục hai dạng hình ảnh đầu ra (dual-stream scanning) – một công nghệ chuẩn của hầu hết thiết bị quét KODAK. Sự hỗ trợ này đem lại khả năng xuất ra những hình màu và đen-trắng ở các kiểu định dạng khác nhau và trong những khu vực lưu trữ khác nhau. 

Xử lý quét linh hoạt

Hiệu suất công việc được đẩy mạnh theo những xử lý tập trung sâu rộng của Capture Pro. Nó cho phép kết nối quét liên tục trong suốt quá trình xử lý. Và việc xử lý tập trung theo phương thức tự động đã loại trừ những thao tác bằng tay khi bắt đầu xử lý đầu ra, tiết kiệm thời gian và mang lại sự kiểm soát kết quả tốt hơn. Thêm vào đó, các giao diện lập trình ứng dụng APIs luôn sẵn sàng liên kết với bộ phận tích hợp hoặc bộ phận IT nhằm đáp ứng yêu cầu của quy trình sao chụp để thỏa mãn các quy định cụ thể của người sử dụng.

Tính năng linh hoạt từ sự tự động index

Với KODAK Capture Pro, việc tự động index làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Giao diện trực quan, đáp ứng mọi yêu cầu của người sử dụng

-          Những thanh công cụ (toolbars) và cửa sổ (windows) có thể được định vị ở bất kỳ nơi nào phù hợp nhất theo yêu cầu của mỗi job.

-          Batch/Document/Page Explorer mang lại cái nhìn khái quát về nội dung của khối tài liệu giúp người sử dụng dễ dàng di chuyển và chỉnh sửa có hiệu quả.

-          Xóa trang trắng bằng tay hoặc tự động dựa trên dung lượng và nội dung của trang tài liệu. Chỉ giữ lại những gì cần thiết và kiểm soát hoàn toàn trên những trang bị xóa nhầm.

-          Ngay cả người sử dụng không chuyên cũng có thể thực thiện những điều khiển sao chụp phức tạp chỉ với một cái click chuột lên job shortcuts.

Index đa năng

-          Index dựa trên mã vạch, bao gồm cả mã vạch 1 chiều và 2 chiều; vùng OCR với cơ sở dữ liệu nhận dạng được hơn 100 ngôn ngữ; và MICR. Hầu như không có giới hạn nào đối với số lượng vùng index và ký tự trong vùng index.

-          Mặt nạ đầu ra phù hợp cho tất cả các kiểu dữ liệu, đồng thời có thể tích hợp linh hoạt với các dữ liệu được định dạng lại.

-          Thay thế tự động ký tự đúng đối với những lỗi chính tả thường thấy của OCR và loại bỏ những ký tự không mong muốn.

-          Tập tin index đầu ra được định dạng theo kiểu XML giúp thông tin được thay đổi dễ dàng.

-          Khả năng sửa lỗi ngay lập tức đối với những lỗi được dánh dấu kiểm tra hoặc bỏ qua lỗi trong lúc đang xử lý liên tục và quay lại sửa ngay sau đó.

-          Có sẵn cơ sở dữ liệu để tra cứu trong quá trình nhập (drop-down lists) giúp dễ dàng tìm thấy những giá trị nhập rõ ràng cụ thể.

-          Co dãn vùng OCR tùy thích. Đối với những vùng dữ liệu dài như là địa chỉ đều có thể có được dữ liệu một cách chính xác nhờ OCR.

-          Phóng to hoặc thu nhỏ một phần hình ảnh của trang tài liệu để làm nổi bật từ khóa.

-          Sao chụp dữ liệu từ bất kỳ trang nào trong một tập tài liệu nhiều trang.

Những tùy chọn đầu ra thông minh

-          Có khả năng chọn đầu ra ngay cả với hình đen-trắng và màu hoặc hình đen-trắng và xám.

-          Quét theo những định dạng tập tin truyền thống bao gồm TIFF, JPEG, PDF, searchable PDF không giới hạn (cho bất kỳ ngôn ngữ nào, kể cả những ngôn ngữ Á Châu), PDFA, và PDF nén (PDFMRC) mà không tính thêm phí.

-          Quét rồi gởi trực tiếp hình ảnh tài liệu đến email để đưa tới những ứng dụng ở phạm vi rộng lớn trong việc quản lý tài liệu và quản lý nội dung.

Những tiêu chuẩn về bảo mật

-          Bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu (áp dụng cho cá nhân và tổ chức).

-          Phân quyền sử dụng cho từng cá nhân và nhóm.

-          Giữ lại tài liệu sau khi truy xuất để tái xử lý khi cần thiết.

-          Kiểm tra việc index để ngăn chặn quá trình truy xuất nếu việc index không hoàn chỉnh hoặc sai sót.

-       Số hóa  các ký hiệu để đánh dấu ngay cả khi hình ảnh có bị thay đổi hay không.

FSi là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp tại Việt Nam với những ưu điểm nổi bật sau:

- FSI bán máy scan chuyên dụng tốc độ cao của mọi thương hiệu máy scan hàng đầu tại Việt Nam: Kodak, Fujitsu, Canon, Plustek,…

- Phần mềm số hóa hiện đại: ABBYY, Docuflo, Kodak capture pro,...

- Số hóa chính xác 100% và bảo mật thông tin tuyệt đối

- Số hóa tài liệu: sách, báo, video, card visit, ảnh, film,…

- Số hoá bản đồ, dịch vụ BPO...

- Đối tác vàng duy nhất tại miền Bắc của nhãn hàng máy scan Kodak

- Nhà phân phối độc quyền máy scan Plustek

- Là một trong các đơn vị đi đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu và đã có 7 năm kinh nghiệm nghiên cứu và triển khai dịch vụ.

Dịch vụ BPO là gì? BPO nghĩa tiếng anh là Business Process Outsourcing: để chỉ việc sử dụng các dịch vụ liên quan của các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự tổ chức cung cấp (in-house) nhằm giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh cũng như khả năng tập trung phát huy những mặt mạnh của doanh nghiệp.

Tại Việt nam, số lượng Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ khoảng 95%, do vậy việc sử dụng dịch vụ do nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài sẽ giảm chi phí đáng kể thay vì tự mình tổ chức bộ phận cung cấp, do đó Doanh nghiệp chỉ tập trung nguồn lực nhằm phát huy những mặt mạnh của mình tạo ra khả năng cạnh tranh cao hơn.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn khi tự mình tổ chức bộ máy kế toán thuế vì những nguyên nhân sau:

a. Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường phát triển từ Hộ kinh doanh gia đình, nên Giám đốc các Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không am tường Chế độ kế toán và Pháp luật thuế.

b. Nhân sự vị trí kế toán thường biến động, ảnh hưởng đến hoạt động liên tục của doanh nghiệp

c. Nhân viên kế toán có chất lượng đáp ứng công việc thường yêu cầu mức lương rất cao, cũng như môi trường làm việc phù hợp.

Vì vậy, Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng DỊCH VỤ KẾ TOÁN CHUYÊN NGHIỆP sẽ giải quyết các khó khăn trên một cách dễ dàng và hiệu quả.

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI là đơn vị hàng đầu tại Việt nam cung cấp Dịch Vụ Kế Toán Chuyên Nghiệp, Hoàng Gia Luật là thương hiệu các Doanh nghiệp vừa và nhỏ rất tín nhiệm bởi đội ngũ Cán bộ và nhân viên giàu kinh nhiệm và có trình độ cao giúp doanh nghiệp không còn lo âu đến vấn đề sổ sách kế toán, báo cáo quyết toán thuế phức tạp, chỉ tập trung phát huy những mặt mạnh của doanh nghiệp.